IT-Sourcing-Strategie für öffentliche Verwaltung

Aufgrund steigender Anforderungen an die IT im Zuge der Digitalisierung der kommunalen Fachverfahren soll die IT einer städtischen Verwaltung durch Outtasking der IT-Infrastrukturleistungen entlastet und zukunftsfähig gemacht werden.

Da die IT-Infrastruktur aktuell ausschließlich von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung betreut wird, wurde inditango beauftragt die IT-Sourcing-Strategie zu erstellen, eine Markt- und Anforderungsanalyse durchzuführen und die Auswahl des Anbieters im Rahmen des Vergabeverfahrens zu begleiten.

Städtische Verwaltung

Der Kunde ist eine städtische Verwaltung in einer westfälischen Kleinstadt, die sich um alle Angelegenheiten in den Bereichen Politik, Wirtschaft, Kultur, Bildung sowie Umwelt und Verkehr kümmert.

Schlüsselfragen

  • Welche IT-Leistungen können unter Berücksichtigung der Vorgaben für städtischen Verwaltungen an Dienstleister vergeben werden?
  • Welche Fertigungstiefe mit welchem Leistungsschnitt ist am besten geeignet, die Ziele in der Digitalisierung kommunaler Fachverfahren zu erreichen?
  • Mit welchem Vergabeverfahren soll die Beschaffung erfolgen?

Vorgehen

inditango hat nach der Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur-Leistungen die IT-Sourcing-Strategie erstellt. Auf Basis einer Marktpreisanalyse für die zukünftigen Leistungen wurde ein Business Case erstellt und alle Risiken bei der Vergabe der IT-Leistungen analysiert. Nach der Präsentation der IT-Sourcing-Strategie und des Ausschreibungsvorhabens vor den Gremien der Stadtverwaltung wurden die Ausschreibungsunterlagen in enger Abstimmung mit der Vergabestelle erstellt und die geeigneten Vergabeverfahren ausgewählt.

Kundennutzen

Auf Basis der von inditango erstellten IT-Sourcing-Strategie konnte ein Beitrag zur Vision einer Smart City, in der die Schnittstellen zwischen Bürgerschaft, Verwaltung und Wirtschaft durch Digitalisierung optimiert sind (E-Government), geleistet werden. Die für die Bürger, Verwaltung und Wirtschaft relevanten und sichtbaren IT-Fachverfahren werden weiter durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung erbracht. Die IT-Infrastrukturleistungen, die keine inhaltlichen Mehrwerte für die Stadt bieten, wurden an Dienstleister vergeben. Durch das gezielte Outtasking wurden die IT-Kosten in der Verwaltung steuerbar und die Qualität der benötigten IT-Leistungen gesichert.

 

IT-Sourcing-Strategie, die alle Aspekte der zukünftigen IT-Landschaft berücksichtigt

2 Vergaben (nach § 15 VgV Offenes Verfahren und § 18 VgV Wettbewerblicher Dialog)

2 Verträge zur Sicherung der IT-Infrastruktur

Beitrag zur Digitalisierung der Kommunen